电子邮件归档和电子发现

购买电子邮件归档系统通常是存储专业人员对电子发现的第一次实质性尝试，因为从诉讼的角度看，电子邮件正是最需要保存的文件类型。即使他们购买此产品的初衷并不是用于电子发现，他们也会很快发现它在EDRM系列步骤中大有裨益。

DeKalb政府购买Symantec公司Enterprise Vault的首要考虑并不是“电子发现”，而是解决乔治亚州政府电子邮件的管理困难。然而存储工作人员还是发现，过去花费八个小时甚至更多时间去响应的请求现在只用几分钟就可以搞定了。据DeKalb 政府首席信息官助理Curtis Rawlings说，政府意识到一年内就可以收回在Enterprise Vault上的投资。

“很多时候，你出于某种目的买了一样东西，却发现了它的另一种用途，”Rawlings说道。

DeKalb政府曾经在磁带存储里面搜索电子邮件，如果有雇员删除了一封尚未备份电子邮件，那就再也找不回来了。Rawlings说，既然他们有了Enterprise Vault软件，管理部门就不希望让IT删掉任何邮件了。

当然，这产生了更多的存储数据。“当我需要找回数据时不会有任何困难，但唯一的问题就是我得购买更多的存储设备，”Rawlings说。

DeKalb政府现在使用磁盘来存储电子邮件，但他们仍然继续将信息备份到磁带，这样就不用担心磁盘出问题的时候了。Rawlings正在推进建立存储策略，这样IT部门就可以删除那些不再具备合规性要求的信息了。

根据华盛顿州的Bellevue市的系统管理员Shayne Williams，该市效法了档案管理局的做法和国家的一些法规。某些内容要在IT设备里面保存七年，而一些跟审判相关的信息和议员、理事等要职生成的永久性数据则要保存更长的时间。Williams说，对于一般雇员，电子邮件保存策略的要求为90天，除非他们将信息标识为特殊记录并放置到特定的文件夹内。

当Bellevue市购买了EMC公司的EmailXtender归档产品后，其IT部门非常关心微软Exchange Server性能有没有提高，对电子邮件的存储需求减少了多少。

Williams指出，利用EmailXtender软件和基于磁盘的备份，IT部门可以将电子邮件的请求响应时间从4天缩短成为差不多两个小时。

删除策略——电子发现的关键

电子邮件参考模型的第一步即信息管理适用于保存内容，Forrester Research 公司的高级分析师Brian Hill强调，也适用于删除任何没有商业价值或不再具有合规性要求的数据。

“有那么多的组织抱着‘什么都要保存’的态度，”Hill说，“从减少法规性风险的角度上看这并不好，结果是他们在额外的存储设备上投入相当大的花费，然而这些存储并不必要，并且会降低应用的性能和搜索的速度。”

Hill说，组织应该意识到，不只是电子邮件，所有电子化保存的信息都跟电子发现有潜在的关系。一些公司依据内容性质不同拥有几十个甚至上百个归档设备。

“在以往，人们实施的大部分归档和保存系统都相互独立， 所以它们的分类方案、保存对策和存储策略等都各不相同，”Hill说。“由于大多数组织的IT基础设施都过于零碎，即使是查找相关信息都非常困难，更不用说准确地处理掉它们了。”

Hill说他鼓励组织去寻找能够提供多样化内容归档设备的厂商，并建议他们采用一致的保存和存储策略。

保留数据

电子发现参考模型中的“保留”步骤需要公司能够在法庭上证明相关的数据没有被改动过。Taneja Group分析师Christine Taylor说，用户可以将诉讼相关的数据放在适当的位置，或者放到用户无法移动和删除的安全的存储库中。

Key Energy Services 公司的系统管理员Jerry Karth说，他们公司选择了一个文件管理系统和“一次读，多次写（write once, read many，WORM）”技术，以保证数据镜像未被改动。

CVR Energy公司的首席信息官Michael Brooks说他希望避免强调某些信息作为记录而将它们转移到一个独立的记录存储库。Sugar Land公司（位于德克萨斯州）使用Autonomy公司的电子发现技术来索引和搜寻非结构性用户数据，和使用EMC公司产品来进行D2D备份。

“不管数据在哪儿，我都希望能够找到并管理它们，”Brooks说。

在适当的地方保存信息可以消除信息额外的拷贝需求。单一实例存储技术在电子发现圈子里也有重要地位。

“大家都努力去将大量可发现的数据压缩到可管理的大小，”Taneja Group的Taylor说，“因为校阅这些数据开销太大。”