让企业IT参与到电子发现流程中

我定期会收集来自电子发现和法规遵从厂商的简报，见证了EMC与合作伙伴（StoredIQ和Clearwell 等）、CommVault最早在Simpana和CaseCentral方面的合作、Mimosa成熟的电子发现和法规遵从增值功能。IBM的策略主要是围绕他们自己的ECM和数据仓库，我们今年将看到不少一级和二级存储厂商将涉足电子发现和法规遵从这个有利可图的市场领域。
存储厂商向电子发现领域的涉足最终将让IT、律师和法规遵从官员之间更容易彼此了解。如果只是搜索备份磁带和重复数据删除的话，律师总是需要IT部门的。但是电子发现让这种情况迅速发生改变，法律部门需要IT——即使双方都不了解电子发现。
企业至少需要有电子发现相关的软件工具用于：1)在不同搜索范围和元数据中自动发现潜在相关的文档；2)将关联数据保存在一个不会被删除或者篡改的地方，直到使用到这些数据。这些流程可能是很琐碎的，但却是获得可作为证据且有成本效益的电子发现的基础。这些工具要求IT部门和法律部门的共同参与：法律部门负责创建搜索和保留机制，IT部门负责开发用于多个网络和存储目标之间的收集和保留应用。
除了这一基础的技术开发之外，以下是我认为企业电子发现基本最佳策略：
l 分析企业法律部门电子发现策略的风险和资源使用率。例如，很多企业律师采用了通过发送大量电子邮件命令数据管理员保留他们的文件这种“诉讼保留”策略。这不是诉讼保留，这是灾难恢复的“良方”。
l 创建跨职能的法律、法规遵从和IT团队来进一步完善这一流程。这些团队负责找到能够实现电子发现流程自动化的电子发现服务和技术。
l 采用技术来实现关键收集流程的自动化：识别、收集、保留、分析和处理相关数据。这时候企业所做工作越细致，管理所有问题的效率就越高。
l 确保第三法律公司或者托管电子发现提供商对电子发现流程和开支的追踪和监督。有些企业可能会要求他们的第三方法律公司使用统一的电子发现工作流程管理平台来管理他们的事务。
现在有不少技术和服务能够帮助实现以上这些步骤。这些流程自动化的ROI很高，但是企业必须有足够的开支和实现这个目标的毅力，为了避免因为丢掉官司而付出沉重的代价，最好是提前采取预防措施。

徐小辉  发表于: 2009-07-17