很多企业使用文件存储来共享和管理非结构化数据。对于经常协作使用文本文档、PDF和电子表格等文件的用户来说，这是不错的选择。这也是使用最广泛的存储类型之一，因为它是用户友好型。

但是，那些不整理或分类文件的用户可能会浪费时间查找某些项目，占用不必要的文件存储资源，并可能丢失文件数据。如果管理员没有提供计划供用户遵循，管理员可能很难管理文件存储，这可能会导致在运行路由作业（例如计划文件系统备份）时出现问题。

以下六个文件存储最佳做法可确保文件位于所需位置且易于查找。这将有助于防止数据丢失，便于出于业务或法律目的查找文件，并推动用户更好地利用文件存储，以及确保用户之间的一致性。

1. 实施一致的命名约定

那些为文件存储定义好组织范围命名约定的企业会比没有等企业更快地找到数据。企业应鼓励命名约定，并应建议团队成员遵循这些约定，以便多个用户可以通过搜索查找和访问文件。

命名约定还可以鼓励用户包含其他信息，以提高文件搜索的可见性。例如，有些企业可能会选择“01_01_2022_ProjectName”之类的结构，以在一个标签中指示月份、日期、年份和项目或文件名。

通过一致的命名结构，使用共享文件系统协作处理文件的企业可以在需要时轻松找到它们。在自己的设备或本地存储上存储文件的用户也可以从一致的命名结构中受益。

2. 使用保留策略

保留策略是指在特定日期后自动删除数据，或者如果在指定时间段内没有人访问过数据，则会自动删除数据。如果由于法规、隐私和安全要求（例如HIPAA和GDPR），企业需要定期删除数据，则他们通常会使用保留策略。

保留策略对于法规文件删除和保留策略很有用，但企业也可以使用它们来防止浪费存储空间。管理员可以建议用户使用保留策略创建文件夹，以便他们可以在其中存储某些文件。只需确保确实不再需要这些文件，然后再以这种方式使用保留策略。

例如，如果一个团队不确定是否很快就会需要某个文件或某组文件，并且在删除或保留数据方面没有任何合规性、业务或法律限制，他们应该为这些文件专门设置文件夹并设置保留策略。如果文件被定期删除，这应该可以防止存储变得过于拥挤。

3. 避免保存不必要的文件

企业和用户需要保留大量数据，包括税务文档或客户数据等文件，但他们不必保存旧项目文件和重复文件（不包括备份版本）等项目。

企业应避免储存所有内容“以防万一”，这可能会导致浪费存储资源，并增加存储成本。管理员还应建议用户仅保留其团队需要活可能需要的数据，用于现在、过去或未来的项目。

4. 建立策略以实现文件分组和文件夹结构

很多文件夹结构都基于用户可以根据其日常职责轻松导航的内容。根据企业或团队的典型工作流选择文件夹结构，以鼓励用户以相同的方式存储文件和整理文件夹层次结构。

管理员应记录共享文件夹结构，并与员工和利益相关者共享，以便使用文件系统的每个人都按照相同的规则存储文件。例如，主要使用客户端的企业可能会按客户端名称或按日期（如果其工作流与时间范围相关联）整理文件夹。

如有必要，请为不同的团队开发单独的文件层次结构。例如，财务部门可能基于日期构建其文件夹层次结构，而销售团队可能基于客户名称构建其文件夹层次结构。

无论企业选择什么策略，都要记录要遵循的结构。

5. 元数据便于搜索

很多基于文件的存储系统都具有元数据功能。搜索包含文本的文件很简单，但不包含文本的数据可能更难找到。 为了缓解此问题，用户可以将元数据添加到PNG、JPEG和MP4等文件中，以便于搜索。元数据使用户能够添加关键字或说明，并在创建文件时通知用户。鼓励用户在其非文本文件的元数据中添加标签或关键字，以便于查找。

6. 了解版本历史记录

与文件协作通常意味着覆盖或编辑文档，但重要的是要注意版本历史记录。

将错误版本的文件发送给同事供内部使用可能没有问题，但是如果是最终可交付给客户的文档或出于法律原因需要的文档，则无法存储或保留文档的最终版本可能会成为更大的问题。