有一些迹象表明，您的组织需要采用归档软件了。这些情况包括：

您的保留需求是由法规遵从驱动的

如果您的数据保留需求是由法规遵从驱动的，那么专用数据归档软件的使用确实是无可避免的。自动化策略是确保您法规遵从唯一可靠的方法。此外，审计人员也希望能够看到自动数据保留策略。

您想释放老旧数据来回收存储空间

空间回收是另外一个使用数据归档软件的驱动因素。高性能的企业级存储着实不便宜。您可以通过将过期数据移动到更加通用的存储层上来最大化您的投资回报。

您需要具备电子搜索能力

单独的电子搜索需求并不是采用归档软件的一个充分理由。毕竟，一些应用程序都有本地的电子搜索功能。以exchange2013为例，它具备对过往消息和sharepoint数据的电子搜索能力。然而，如果你需要更多的广义上的电子搜索能力，你可能会考虑使用归档软件，它具备数据保留和电子搜索功能。

您的主备份存储层空间不足以存储所有内容

有时候数据归档软件的使用是由产能的长期规划来驱动的。如我们所知，数据正在以前所未有的迅猛态势增长。如果你通过长期预测得知，数据将很快超过你现有的存储能力，那么你或许通过使用归档软件将老旧数据移动到磁带或通用存储上来释放你的主存储空间，而且在必要时，你可以很容易的找到归档数据。

您想进行自动化的数据生命周期管理

归档软件的使用是实现全面的数据生命周期管理计划的唯一可靠的方法。如果自动化数据生命周期管理对您很重要，那么您需要数据存档软件。