问：电子邮件归档软件提供了哪些一般的归档产品不能提供的功能？您是建议使用特定的电子邮件归档软件，还是更建议我们使用集所有功能于一身的软件呢？

答：电子邮件归档软件与普通产品最明显的区别是它专注于信息本身，而不是文件。但是，这并不是说电子邮件归档软件就不处理文件了。因为邮件信息经常附带着不同类型的文件，一个好的信息归档产品应该能够看透这些附加文件。

几乎所有归档产品都是为了保护归档数据不被篡改，电子邮件归档软件也不例外。电子邮件归档产品使用各种加密技术，将信息安全保存在数据库中。值得一提的是，有一些归档产品还允许用户即使在他们的信息归档后还能无缝只读访问。这种功能需要电子邮件客户端的集成，比如Outlook和Outlook Web Access软件，而它们属于另外一种类型的归档软件。

通常情况下，电子邮件归档软件都提供了丰富的电子发现（e-discovery）功能。电子发现功能允许特定人员进行高级查询，可以准确定位到所需信息。一旦定位到所需信息，电子邮件归档软件就会把它传输到一个PST文件或者特定格式的文件上。

电子邮件归档软件的另一个功能是内容保留机制，这种功能在一般的归档软件中并不常见。不同的法规可能要求企业将信息保留特定的一段时间。保留时间期限结束，企业可能就不需要这些信息了。这时内容保留机制就可以自动清除过期的信息了。

至于我是否建议企业选择特定的电子邮件归档产品的问题，我认为这取决于企业的特定需求。每种方法都有它的优缺点。

而集所有功能于一身的归档产品的主要优点是，购买这种产品要比购买单个应用程序便宜很多。

集所有功能于一身的归档产品的另外一个优势是可以享受无缝体验。因为其中有很多功能（如备份和归档）都是通过单一应用程序实现的。这样可以降低学习曲线，减少程序兼容性问题，这是在使用来自多个厂商的软件时会遇到的最大的问题。

另一方面，使用单独应用程序的归档软件也有很多问题需要注意。对于初学者，集所有功能于一身的打包式软件涵盖了基本知识，但是缺乏一些就像前面提到的先进功能。而为每个任务购买单独的应用程序可以增加选择的灵活性。另外，如果某个应用程序是专门为实现某个特定任务的（比如电子邮件归档），那么多数情况下，这个软件都可以很好的完成这个任务。