数据归档的定义并不复杂。但从实际角度出发，操作起来常常比较有挑战。在进行归档操作前，我们通常建议进行详细的规划。本部分主要介绍归档的准则。

归档准则：搜索功能，自动化及灵活性

市场上有一系列的数据归档产品，从内嵌在备份软件里的归档插件到专有归档管理应用。不管是选择了哪款产品，事实上都会有一些用户应该关注的产品特性。

搜索功能是首要功能。电子搜索功能通常包括了对大量归档数据的检测。一款有效的搜索引擎能够帮助最小化搜索时间。软件的搜索引擎应该足够灵活这样就可以进行基于如下几点进行线性搜索：

• 数据类型（是文档还是邮件或者别的）
• 数据来源（一个好的搜索引擎应该能够跨数据平台进行搜索。比如说，搜索结果包含了Exchange，SharePoint以及文件服务器的内容）
• 文档作者
• 数据的核心内容（银行账户、社保号及信用卡号码等）
• 数据满足一定结构要求（例如，所有数据都包含社保号而不去搜索某个指定的社保号码）

审计追踪同样是另一个重要的特性。这与诉讼和电子搜索相关，审计追踪可以告诉你哪个托管人访问了归档数据，甚至告诉访问时间和访问了哪些数据。

用户在选择归档产品的时候同样需要选择一款尽可能支持更多平台的数据归档产品。市面上不存在通用的归档产品，但的确有适用于某些主流应用和平台的归档产品。一些甚至有对社交网络数据进行归档的功能，例如像企业的Facebook网页等。

一款好的重复数据删除引擎同样也是相当必要的。归档从它的本质来说就注定会有很大的存储消耗。值得庆幸的是，大多数归档产品均支持重复数据删除技术。

所选的归档产品应该对数据源和数据对象都足够的灵活。今天也许企业的归档数据存放在磁带里这并不意味着明天也会这样做。一款好的归档产品应允许将归档数据写入磁带、磁盘、云甚至其他任何介质里。

类似的事情是，归档文件提取出来的时候，存储介质也应该是多种多样的。当从归档中将数据提取出来的时候，也许需要写入磁带、DVD或者蓝光碟片这样的介质中。

最后一点需要强调的是，一些归档软件需要有自动完成功能。没人希望归档都是手工操作的。一款设计良好的归档软件需要能很好的适应企业的归档策略。自动化的归档进程往往能帮助我们自动执行好企业的归档策略并且保证不落下任何东西。与此同时，软件也需要为归档进程创建详细的日志说明。

将不经常访问的数据进行归档操作的概念并不复杂，但付之于实践并不一定轻松。归档操作前如果能有一个详细清晰的计划那将是非常不错的。