接上篇文章在归档方面应该考虑的五个问题，本文又讲述了接下来的需要考虑的五个问题，在归档方面也同样重要。

　　6重复数据删除技术呢？

　　重复数据删除技术是个热门话题，很多电子邮件供应商早就开始采用这种能够节省容量的技术。邮件存档工具如果支持重复数据删除技术，就只需存储一份邮件复本，以节约空间，然后在存档中关联邮件。一些应用程序只是针对邮件采用重复数据删除技术，而另一些程序则将邮件分成成几部分，对附件进行重复删除，这样就能节约更多的空间。

　　7法律部门会高兴吗？

　　并非所有的邮件存档工作都是为了遵从法规，尽管如此，你还是得时刻准备应付可能出现的诉讼案件，包括法律保留区（对特定邮件加密）和电子搜索等。一些存档工具会生成日志和报告，支持后台安全存储，确保日志和报告的内容能满足诉讼要求。

　　EMC公司的Ferguson指出，存档系统的记录比用户元数据更加重要。“哪些人访问了存档，他们查看了哪些内容，这点很重要。” Ferguson说，“删除策略也是如此，系统必须追踪每一次删除行为，或许碰巧能证明存档工作是否遵从收集策略和保留策略。”一些存档程序能生成监管链报告，记录导出的内容；另一些程序则具备加密、SAS 70安全法规遵从（见下文的“电子邮件监管”）等安全特性。

　　如果法律部门对邮件存档感兴趣，可能就是希望存档具有诉讼保留（litigation-hold）功能。在起诉之前，法律人员必须指导IT人员保留一组不可变的内容，以备电子搜索之用。

　　一些存档程序具备本地诉讼保留功能，但是保留力度不尽相同。保留能应用到个体、邮件、文件夹、用户、邮箱或者整个邮件存储中，但并非所有的系统都能处理这些变化。Mimosa Systems公司法律法规解决方案市场部的Tolson认为：“一些程序不能对单独的项目实施法律保留，需要保留整个邮箱或邮件的存储，才能确保满足保留策略。”

　　你应该决定系统能否处理多个彼此重叠的保留项目，所保留的范围应该无需释放就能随时改变。最后，法律部门对保留的具体实施过程可能各不相同，这需要与法律人员协商，看看他们有没有特别的要求。

　　即使你选择的存档系统具备本地诉讼保留和查找功能，你可能还需要将其与第三方工具集成。不是所有的存档程序都具备灵活的诉讼保留和查找功能，供实际使用，尤其是当你的公司频繁面临法律事件时，你可能需要更加专业的法律保留工具。

　　申报和发布诉讼保留的过程非常复杂。保留项目包括大量的日期、系统，保留范围由多方协商确定。通常，专业的第三方诉讼保留程序提供多项功能，与存档程序集成。

　　集成的保留和查找功能遭到反对通常还有一个原因，即法律人员的偏好。过去十年，电子搜索变得非常普遍，大多数律师都曾经受此类案件。他们熟悉专业的法律支持软件，因此很有可能寻求电子搜索这种解决方案，而不会依靠与邮件存档系统绑定的陌生方案。

　　8查找如何实现？

　　存档应用程序的查找功能——对于电子搜索而言，这项功能至关重要——因产品而异。看看你的法律团队每天如何实现查找；他们可能对不同的查找内容采用不同的方法，希望有一种适用范围更广的方法，如在隔离邮件之前实行嵌套查找。与法律人员一起测试查找功能，看看能否按照他们的要求实现查找。

　　“我们的法律团队着迷于电子搜索。”一位匿名的某公司管理员说，“他们慢慢熟悉了邮件存档的功能，随之提出很多查询问题，而且问题更加精练。”这就有助于保护公司利益，减少电子搜索的成本。

　　考虑查找功能的技术性能。能在邮箱和软件库中实现查找吗？多次查找可能会降低存档的利用率，丢失一些内容。不是所有的存档系统都能快速有效地查找大型数组。试着查询大量数组，判断存档工具的查找功能反应是否迅速。

　　9存档工具容易与第三方工具集成吗？

　　大多数情况下，邮件存档系统是基础架构中必不可少的一部分，所以要考虑能否很好地与其它软件集成。存档能与用户账户管理器集成吗？能访问控制系统吗？能与报告、日志和审计工具集成吗？大公司发布产品时，缺乏这些功能可能会成为绊脚石。

　　请注意：存档工具和其它合法工具的集成能力各不相同。大多数存档能够利用电子搜索工具，在PST文件中导出一组消息；其它存档则能利用数据库访问或API函数，直接与其它工具绑定。后者更加灵活和有效，如果公司经常需要查找存档，并采用合适的工具，就会从中获益。

　　10用户会怎么考虑？

　　邮件客户端具有多种集成方式：一些存档不具备集成功能，依靠Web浏览器接口访问存档；一些存档利用工具栏、可执行的扩展文件访问邮件服务器中的特定客户端或存档文件夹。无论采用哪种技术，都要考虑用户的反应（见下文的“用户想要什么”）。当具有合适存档的时候，用户与邮件客户端的交互行为如何发生变化？如果客户机需要安装可执行的扩展文件，记得考虑交互行为的影响。

　　考虑可以使用的邮件客户端。大多数公司提供Web邮件客户端，但是一些存档系统不能与Web客户端集成。许多用户也能利用BlackBerry、 Windows Mobile、 Palm、iPhone、Symbian等移动设备访问邮件。但是，大多数存档系统不能与Web之外的移动设备集成，有时候这些站点的格式杂乱、图像复杂，不利于移动浏览。离线访问也是一种选择。如果用户能够在飞机上访问存档邮件，就会很容易接受这种系统。

　　实际上，技术因素也重要。例如，存档程序能够处理大规模的邮件系统吗？能处理每天发送和接收的邮件吗？同样，还需要考虑存档产品是否支持操作系统，是否支持邮件系统的地理布局。不是所有的邮件存档解决方案都可以扩展。