要想对数据进行清理，而又不花钱，就应该首先设定如何清理数据的标准，包括你希望调整哪些数据以及如何调整数据。不过，这也是最耗时的一步。

第二步，明确如何处理各种文件，然后设定各种文件保留时长等标准。可能会出现这种情况：分散于磁盘中的JPEG文件不仅仅是一些照片，如果简单地禁止备份JPEG文件，可能带来更多的问题。对于以FPEG格式存储的图片，最好是采用一种存储策略，而不是删除JPEG文件。

与其它领域一样，只要对最终用户有任何直接影响，就回有专业人士来做出变更。寻求投入是建立共识的重要方法。一旦你将正在处理的数据种类及其用途量化，你就可以开始缩减备份规模。本文介绍了几种免费而简单的方法，你可以立刻采用，减小备份规模。

删除明显无需备份的内容

保存在磁盘中的许多内容根本不需要备份。临时文件、互联网缓存等内容无需备份。对一个用户而言，这些内容可能不多于1GB，但是容量会不断累积，可以很方便地自动删除备份中的这些文件。

删除非业务文件

视频文件需要仔细观察。如果商业上无需保留avi文件或YouTube视频，就不必备份。

使用单例存储

目前，在许多备份项目中，对于一个文档的多个副本，你只需存储一次。附件往往很大，而且在公司内部拥有多个副本，这时单例存储尤为实用。大多数备份供应商的产品支持重复数据删除技术。

制定合理的备份策略

不要保留你不需要的内容。一些数据必须保留，才能满足法律法规或公司策略，但大部分数据具有明确的生命周期。一旦文件已过了使用周期，就可以从存储中删除，或者至少不再需要备份。

邮件是个突出问题，因为大多数用户会将邮箱作为文件柜使用，邮件会保存一年以上。在90天以后，将邮件移动到别的目录中，这么做更加安全、更加有效。为什么更加安全？因为邮件应用程序能归档邮件，而以往并非如此。邮件应用程序不是用于长期保留邮件，一旦发生灾难，很难从邮件“归档”中恢复某份特定的邮件。

数据归档

ClearPath Solutions Group的一份研究报告表明，公司存储的数据大约有三分之一在180天甚至更长的时间内不会得到访问。数据可能需要保留（可能不需要，参见上一条），但是无需定期备份。数据转移到归档后，就可一次保存，并从常规备份中删除。

制定策略：量体裁衣

在制定备份策略时，资源与其目的的匹配非常重要。也就是说，如果你受到备份的严重困扰，你就更加需要严格的备份保留、时间周期等策略。在制定策略时，应为备份规模的增长留有余地，即使是新的策略也如此，根据需要调整配额。