归档的最佳办法

　　归档的最佳办法需要考虑商务以及公司的技术需求。最佳的办法既包括公司如何管理关键的信息集商务规则，同时也要满足成本、性能、可用性以及已经建立的安全需求。

　　实现最佳办法的过程

　　1.信息记录的评估

　　美国国内法律规定发生变化所导致的结果是必须准备并且懂得哪些信息储藏是存在的。一旦信息集的详细记录已经进行了，公司就必须针对这些信息集建立相应的策略。策略应该将访问/索取需求、记录保持以及部署需求和保护公司、员工、合作者的敏感信息合并在一起。

　　2.策略开发和文档

　　归档是一个水平的、交叉功能的过程，它通过技术来例化商务规则。归档中最重要的第一步就是开发策略和文档。当使用技术实现了上述策略时，就应该有一些方法来验证并且证明这些策略是有效的。

　　3.建立全面的策略

　　策略实际上就是商务规则，这些规则应该将账户规范（保持力，完整性，可用性）、法律（保存）以及商务部署考虑在内，并且在系统内重新使用这些需求。公司不仅仅再考虑外部需求，而且也在不断将内部信息技术管理考虑在内，因为公司自身想管理其很重要的信息集，比如财务、员工以及客户数据、公司的知识产权等等。

　　4.采用一个基于团队的方法

　　归档需要考虑核心技术以及商务相关人的不同需求。公司需要建立一个以技术为基础的信息管理的方法，这其中包括归档。归档团队的主要商务相关者机构一般需要包括次财务、风险管理、法律、规范、安全、记录管理、信息技术以及商务经理。

　　技术上的最佳办法

　　1.将参考数据从主要的存储系统中移走并且还要能够提供相应的访问

　　IDC使用一种基于应用的数据分类方法：参考数据和交易数据。交易数据是在商务交易中创建和管理的，并且它和特殊的商务过程相关。而参考数据则一般情况下是固定的、静态的数据，它描述了商务的事实并且在商务过程中被用来参照，没有特殊的过程结束点。

　　非交易的参考数据数量在整个存储中占有一个很大的比例，依赖于所安装的内部系统、商务过程以及公司操作的垂直产业，一般要超过50%.因此，将参考数据转移到低成本的介质上，同时还可以提供访问性，这样就提高了整个系统的性能并且降低了存储的成本，并且压缩了整个的备份窗口。

　　2.保持对参考数据的冗余拷贝

　　通常情况下，公司在不同地点保存两份参考数据的拷贝以进行灾难恢复，并且减少数据的危险性。对一些经常作调整的公司，用于灾难恢复的数据拷贝被放到拱顶或者仓库，这些地方是防火的，并且会限制对介质物理上的接触。因此，公司经常依赖于一些可移动的介质。

　　3.对归档内容提供快速的、随机访问

　　公司在不断使用快速的、随机访问的介质来存储归档内容，使它们成流线型以及优化存储位置的相关内容以进行规范审核、检索请求或者商务需求。IDC发现对于数字内容的响应时间在不断减少。规范审核、法律检索以及商务需求都需要信息可以被快速并准确地获取――通常几个小时，而不是几天的时间。

　　4.确保数据不被篡改并且记录真实

　　有一些很严格的规范需要数据以一种不能被重写的方式存储。有一些敏感的以及安全级别高的环境需要通过硬件来实现对数据的保护。公司需要归档的数据不会随着时间而改变，并且不会在保持期进行修改和删除，并且为了法律和规范的目的，依赖于技术来检查数据的真实性。

　　5.归档寿命应该和数据周期相符

　　许多公司当前都面临着数据保持周期的问题，有一些资料，比如财务记录以及客户合同，是需要永久归档的。其它公司则保持相应的财务记录需要50到100年。这些保持数据的周期――从50年到永久，是需要介质本身的寿命以及存储数据的应用程序而定的。

　　6.用于结构可扩展的设计

　　依赖于数据的增长率以及保持力、保存责任以及公司法律的需求，现在的归档一般会从50到100TB不等，并且归档会以5年为一个周期显著增长。公司当前对归档的设计要能扩展到今后的5-10年，这样整个的结构就可以以一种非破坏性的、在线的方式转移到下一代技术上。

　　7.确保恢复的多拷贝

　　许多公司都希望在一个地点做多个归档拷贝，一个用于访问的本地拷贝，另一个用于灾难恢复的安全备份方法。随着归档内容对于公司的环境越来越重要，公司也必须有一份放置于远距离的拷贝来防止一个地域的灾难。

　　8.使用标准的接口

　　大多数公司都有过使用自己API集成或者缺乏对内部开发应用程序的支持的痛苦经历。目前，最好的方法是使用一些公开的标准，比如CIFS、NFS、WBEM以及开发标准，比如XAM.这些标准的支持可以让应用程序的集成性更简单并且更容易维护。