必须承认——企业文件共享是一个灰色地带。至少，它正在走向灰色，随着移动作业成功逃避数据治理规则之后。人们应用企业同步共享服务将需要处理的文件发送到他们的智能手机、平板电脑和其他移动设备上，这成为企业影子的主要元凶——未经审批的云和移动应用的共享、同步、操作行为都能够造成企业数据损失。

众多的调查结果显示，大量的员工正在使用文件同步和共享服务。数量还在不断增长。无论调查引用何种数据，可以确定的是，那一定是个大数字。

危险是显而易见的。如果不对企业信息加以管控，你无法知道将会有多少人在操纵它。如果一位员工没有恢复他留在同步共享设备上的文件，那么这些文件很容易丢失。没有哪家公司愿意接受由此带来的损失和潜在危险，但是不知为何数据之门仍然四敞大开，也没有人会去操心损失的东西和数量。

锁定？不行吧

情况虽不容乐观，但基于企业广泛使用文件共享服务的现状，现在做好管控仍然为时不晚。毫无疑问，我们已经错过了时机，但仍然有时间迎头赶上。

你可以采取严厉的措施锁定企业的数据，将每一个复制操作视为关键，但是这无异于和自己过不去，如果使用移动设备的员工无法获取他们所需要的信息，这种做法会适得其反。除此之外，即便将他们的笔记本钉在桌子上，也会有更多的方式和技术帮助用户冲出藩篱、枷锁和牢笼的禁锢，到头来还是会有更多的数据偷偷溜走。

如果你无法战胜他们，那么就加入他们

一种可行的方式是将文件同步共享服务纳入到自己企业内部的基础设施中。如果你能够提供商业服务所有的便利和普及，你将重新控制自己的企业。

几年前，还没有Box、Dropbox、 Google Drive、Microsoft的OneDrive等商业服务的替代品。但有一小部分的文件同步共享服务供应商成长非常快，现在已经有了更多的实现选择了。

和如今在数据中心中的一切事物一样，EFSS也能够部署和管理于公有云、本地或是混合云。Box、 Dropbox还有大多数EFSS主要供应商在他们的产品中都提供企业版本的SaaS服务，并集成了复杂的管理功能帮助企业管理人员管控服务使用者及使用方式。你的数据在云上，但你能够有所控制。在员工离职时，你将不会损失任何的信息资产，你也能够限制员工内外部共享的权限。

本地EFSS

对于将自己的数据存储存放在外还在审慎观察的各位，还有很多的的本地EFSS可供选择。在企业内部安装一个EFSS应用基本能满足与SaaS类EFSS产品相差无几的控制，为企业数据加强保障。

是否选择本地系统意味着是花几块钱就获取服务还是重新部署服务器和存储资源，并且你还需要员工管理维护系统。如果你的公司乐于处理这样一些事，那么你有很多路可以走。

你可以安装一个独立的系统，它具有类似于商业云共享服务的特性。或者你也可以采用一个EFSS产品，将其与你当前的系统集成，员工能够同时访问同一数据源，减少不必要的数据复制，并且利用版本控制还可以实现跟踪。举个例子，EFSS应用能够与你NAS中的用户共享搭配——你仍然需要维护企业文件共享服务，但它不需要那么多的数据管理。

另外一种处理企业文件共享的方式是让副本数据对EFSS用户可用。Commvault和Druva提供EFSS附加组件，能够将备份数据转变为可同步共享的“活跃资源”。这种方式赋予了备份数据更多的价值，并且确保用户使用的都是最近版本的文档和表格文件。

掌控同步共享

无论你的公司采取什么样的措施解决文件共享的问题，最重要的是掌控企业数据的动向。无论是选择本地还是基于云，都要确保它能够支持目录上的基础设施——尤其是活动目录或LDAP。你会得到一个细粒度的产品工具集，能够让你决定某一用户是否具有修改文件还是只读的权限。

无论你选择什么方法，当你计划管理这项服务时，最主要的是在事情变得更棘手之前立刻去做。

文章选自存储经理人2015年12月刊：Action！视频存储，欢迎下载阅读！