【TechTarget中国原创】公司应该考虑电子邮件归档的原因有三个。首先是他们不得不考虑。一些公司需要定期记录电子邮件，公司必须找到一种方式来保留这些三年，五年甚至七年的电子邮件记录。例如，健康中心的HIPAA需要记录病人一生的记录。如果一个医生给病人治疗或提供医疗建议，必须保留他的医药记录。

　　第二个原因是围绕着电子发现（e-discovery）展开的。十个中有八个电子发现事件是关于内部程序或关于email的调整调查。因此，雇员希望通过email表达很多事情，他们共享合同和业务文件，之所以这么流行是因为它合法并具有一个标准。现在，很多公司在备份磁带、PST文件、和电子发现上搜索邮件花了大量时间。如果你能把他们都归档在一个中心地点，那操作就容易些了。

　　最后一个原因是与IT效益相关的——把email保存在扩展邮箱限制上，这样就减少了存储成本。今天，大约有四分之三的公司部署邮箱配额。如果你正好部署到邮箱的极限，雇员不能发送或接收邮件。邮箱限制的存在是因为存储成本。信息越多，附件就越大。购买存储需要花费很多钱。公司可以通过从一级环境下的信息移动到二级环境部署电子邮件归档，无论是磁盘，光学介质或者其他媒介。他们可以在线存储旧信息，而且成本更低。雇员很高兴，因为他们仍然可以访问他们旧的信息，并且不会被你所创建的限额打扰。因此这三个原因是：法规遵从、电子发现和应用于Exchange，Lotus和其他信息环境下的IT资源管理。